9. 11. 2014

[Gmail] Představení

Konečně se dostáváme ke službě, která tomu všemu panuje. Gmail - nejlepší emailová služba na světě. Pojďme si ho představit.
 Pro začátek by se hodilo vysvětlit princip fungování Gmailu oproti jiným emailovým klientům. Vše se odehrává okolo "štítků" a práce s nimi. Níže uvedený postup řazení a využívání pošty je určený přesně pro moje potřeby a každý si jej může nastavit dle sebe a i zcela rozdílně.

Hlavní věcí je, že každá složka včetně Doručené pošty je vlastně štítek, který se buďto automaticky nebo manuálně nastaví zvolené zprávě. Veškerá příchozí pošta se tedy automaticky označuje jako Doručená pošta. Po přečtení zprávy se můžete rozhodnout mezi přesunutím zprávy a nebo pouhým jejím oštítkováním.

V případě, že zprávu přesunete, zmizí Vám z hlavní stránky a přesune se pod vytvořenou složku v levém menu s názvem štítku např. Dovolená. Jestliže zprávu pouze oštítkujete, zůstane na hlavní stránce a vytvoří se u ní příznak s tímto štítkem.

K čemu jsou ty štítky dobré?

Jelikož některou poštu chcete mít ihned na očích, některou hned jako druhou a ostatní může být klidně vespod, doporučuji si hned na začátku rozdělit úvodní stránku na tři části:

1. Nepřečtená
2. S hvězdičkou
3. Vše ostatní

Tímto se veškerá pošta bude řadit dle důležitosti a nikdy se nemůže stát, že na nepřečtený email zapomenete. Vpravo hned pod avatarem klikneme na tlačítko nastavení, Nastavení, přejdeme na záložku Doručená pošta. V možnosti Styl doručené pošty vybereme Prioritní pošta a hned po tím zadáme výše zmíněné sekce.



Nastavení sekcí zpráv


Nyní tedy ty štítky. Jejich hlavní funkce je samozřejmě označení pošty dle tématu. Každý klient může mít vlastní složku/štítek a tím ihned rozeznáte čeho se daná komunikace týká. Další rozpoznávací funkcí, kterou si zcela jistě zalíbíte jsou příznaky.

Existuje hned několik druhů příznaků, kterými můžete poštu označit. U mne plní funkci nastavení priority pošty. Jelikož z hlediska time managementu je velice důležité si nejprve říci, jakou důležitost daná komunikace má, označím ji tedy několika barvami a jako příznak zvolím hvězdičky:

Červená = urgence/nejvyšší priorita
Oranžová = dodělat dnes hned po červené
Žlutá = dodělat tento týden
Zelená = čekám na odpověď od kolegy
Modrá = čekám na odpověď klienta

Dále zde místo klasických hvězdiček můžete nalézt i další příznaky jako vykřičník, checkbox, otazník... Osobně nejvíce používám ještě modré "
i", které označím u pošty, která je pro mě z nějakého hlediska důležitá a nechci, aby mi zanikla ve smetišti ostatních přečtených zpráv.

Ve zkratce tedy zprávy filtrujeme nejprve dle stavu - nepřečtená, označená hvězdičkou a přečtená. Následně dle tématu označíme zprávu štítkem nebo rovnou přesuneme do dané složky. Veškerou poštu, pokud se tedy nejedná výslovně o "firemní spam", doporučuji nemazat, ale buďto přesouvat do složek nebo archivovat. Archivovaná pošta je taková doručená pošta, která ztratí štítek doručená a lze ji zobrazit pouze přes složku Všechny zprávy. Ukládám zde všechny zprávy, které do budoucna mohu případně potřebovat - již dodělaná práce, staré emaily s přílohami atp. S úložištěm 15GB nebo 30GB v případě firemního emailu je taková kapacita více než dostatečná.



I takto může vypadat emailová schránka



Konverzace a důležité zprávy

Další ze základních funkcí Gmailu je možnost spojování zpráv do konverzací. Pokud tedy ohledně jednoho tématu přišlo hned několik zpráv, služba je spojí do konverzace, aby Vám zprávy nezabíraly tolik místa na obrazovce a lze jednoduše mezi jednotlivými zprávami přepínat. Tuto funkci mám však na firemní emailu vypnutou. Na osobním zapnutou.

Důležitá zpráva je v tomto případě zpráva označená dalším speciálním příznakem - jako "žlutý štítek" vedle příznaku hvězdičky. Gmail v tomto případě sám poznává, která zpráva je důležitější než ostatní a označí ji. Například pokud obsahuje Vaše jméno atp. Ze začátku je systém poněkud hloupý a označuje každou zprávu, ale postupem času, jak manuálně tento příznak upravujete u jednotlivých zpráv se učí, od kterého příjemce chodí Důležité zprávy a odkud nikoliv. Tuto funkci mám na firemním mailu taktéž vypnutou, jelikož každá zpráva je potenciálně důležitá. U osobního ji využívám.

Označení Důležité zprávy

V čem je to lepší než seznam?

Ve všem. Ne, teď vážně. Ve všem.
Stačí se minutu proklikávat mezi v Česku stále nejpoužívanější schránkou u Seznamu a Gmailem. Možnosti využití, třídění pošty a vzájemnému propojení všech dokumentů, které nabízí Google, se nemůže omezená a zaostalá a nezabezpečená schránka u Seznamu ani rovnat. Jednotlivé podrobnější funkce si ukážeme až v dalších dílech, jelikož je jich tolik, že by to vystačilo na celou knihu.